هر پروژه را می‌توان به عنوان هنری در قالب داستان دید. مدیریت پروژه راهی برای قاب‌بندی و روایت آن داستان است. مدیریت پروژه اغلب به عنوان یک تلاش مکانیکی تلقی می‌شود که شامل مهندسان و متخصصانی است که دور یک نمودار گانت جمع شده‌اند و PERT، WBS و CPM خود را طراحی می‌کنند.
اما اجرای پروژه‌های موفق نیز هنری دارد. پروژه‌ها شامل انسان‌ها هستند، و انسان‌ها باعث ایجاد مقداری بی‌نظمی و عدم قطعیت می‌شوند. اما آن‌ها همچنین هنر خلق می‌کنند.
رهبران از داستان‌های جذاب برای ایجاد تغییر مثبت استفاده می‌کنند، چه راه‌اندازی یک کمپین Kickstarter باشد یا رویای مارتین لوتر کینگ برای آمریکا. و مهم‌ترین پروژه‌ها آن‌هایی هستند که نشان‌دهنده تغییر مثبتی برای سازمان هستند. داستان‌سرایی می‌تواند برای افزایش شانس موفقیت یک پروژه و همچنین اجرای موفق نتیجه آن مورد استفاده قرار گیرد. در اینجا نحوه عملکرد آن آمده است. یک داستان کلاسیک شامل یک مانع برای غلبه بر آن، یک قهرمان برای غلبه بر آن و یک راهنما برای ارائه برنامه، می‌شود. آشنا به نظر می‌رسد؟ پروژه‌ها با یک مشکل برای حل کردن، یک تیم از افراد برای حل آن و یک برنامه برای انجام آن آغاز می‌شوند. با این ذهنیت، بیایید به مدیریت پروژه با ذهنیت یک داستان‌گو نگاه کنیم.
شروع با مشکل
اولین قانون هر مقدمه‌ای برای یک داستان، جلب توجه مخاطب است. با توجه به یک پروژه، مخاطب آشکار تیم پروژه است، اما سهامداران پروژه نیز برای موفقیت کلیدی هستند. این افراد کسانی هستند که بیشترین تأثیر را از مشکل می‌پذیرند و بنابراین بیشترین سود را – مستقیم یا غیرمستقیم – از نتایج خواهند برد. در اوایل کار، باید زمینه را برای آن‌ها ایجاد کنید تا بتوانند طرح (به اصطلاح طرح پروژه) را پیش‌بینی کنند و اولویت مشکل مورد حل را درک کنند.
فرض کنید توزیع محصول نمی‌تواند با فروش همگام شود. داستانی راجع به اینکه چگونه مهم‌ترین مشتریان در دریافت سفارشات خود با تأخیرهای بیشتری مواجه هستند، تعریف کنید. بهتر است دیالوگ واقعی یک جلسه فروش با چنین مشتری‌ای را که گفته است اگر تأخیرها ادامه یابد، شروع به بررسی منابع دیگر خواهد کرد، بگنجانید. در صورت امکان، از نقل قول واقعی مشتری استفاده کنید یا یک پارافرایز مختصر ایجاد کنید که می‌تواند به عنوان یک فراخوان عمل کند. با ساختن مقدمه‌ای که به طور واضح شرور اصلی (از دست دادن درآمد) و خطرات کاهش حاشیه سود و همچنین وعده افزایش توان عملیاتی و تجربه مشتری را به تصویر می‌کشد، شروع کنید. برای مخاطب، به صورت لازم تطبیق دهید.
مردم و طرح
فرض کنید پروژه، طراحی مجدد فضای کاری و سیستم پردازش سفارش است. مطمئن شوید که شخصیت‌های مناسب (یا تیم پروژه) را برای داستان انتخاب می‌کنید. انگیزه‌های این شخصیت اصلی (ها) را زودتر آشکار کنید. آن‌ها چه می‌خواهند؟ چه چیزی را نمی‌خواهند اتفاق بیفتد؟ موانعی را که به طور طبیعی بر سر راه کسانی که به دنبال چنین چیزهایی هستند قرار می‌گیرد و مبارزاتی که آن‌ها برای ثبت‌نام دیگران در این جستجو خواهند داشت، مشخص کنید. برخی از موانع قابل پیش‌بینی هستند، برخی دیگر نیستند. همانطور که گفته شد، انسان‌ها تمایل به ایجاد هرج و مرج دارند. بخشی از این به این دلیل است که آن‌ها همیشه انگیزه‌ها، نظرات و دیدگاه‌های یکسانی ندارند – حداقل در ابتدا. از این موانع برای ساختن یک طرح جالب استفاده کنید. مطمئن شوید که درگیری‌ها و سازش‌هایی را که به طور اجتناب‌ناپذیر در یک گروه ایجاد می‌شود، در نظر بگیرید. از تنش برای پیشرفت به سوی حل و فصل استفاده کنید.
پس از تصمیم‌گیری در مورد رویدادهای کلیدی (یا وظایف پروژه)، آن‌ها را به گونه‌ای ترتیب دهید که منطقی باشد، اما فضایی را برای پیچش‌های اجتناب‌ناپذیر طرح (به اصطلاح تغییرات سفارش) بگذارید. برخی از رویدادها برای مدتی تعلیق خواهند شد (شکاف پروژه). بعداً زمانی که آن‌ها را در زمان مناسب دوباره وارد می‌کنید، مخاطب را به یاد این رویدادهای عقب‌مانده بیندازید. ماندن در مسیر طرح و پایبندی به یک داستان خطی مؤثر (کلمه بزرگ) تا پایان (مسیر بحرانی) حیاتی است.
حفظ حرکت
با توسعه شخصیت‌ها از طریق پیچ و خم‌های طرح، مخاطب را علاقه‌مند نگه دارید. حس پیشرفت و فوریت برای یک داستان جذاب حیاتی است. سرعتی را حفظ کنید که به اندازه کافی سریع باشد تا توجه را جلب کند، اما نه آنقدر سریع که مخاطب را از دست بدهید.
در هر داستان خوبی، شگفتی‌های غیرمنتظره‌ای وجود خواهد داشت، اما این‌ها مواد داستان‌های جذاب هستند. از آن‌ها برای نشان دادن نبوغ و خلاقیت روح انسان استفاده کنید. این مبارزات فضایی برای موفقیت‌های جذاب ایجاد می‌کنند. یکی از این نمونه‌ها مقاومت کاربران در برابر پذیرش روش‌های کاری جدیدی است که با طراحی مجدد فرآیند همراه است. با گذشت زمان، این افراد متوجه می‌شوند که بهبود یک سیستم شامل مشکلات اولیه است، اما نتیجه ارزش تلاش را دارد.
یک پروژه یا داستان عالی داستانی در مورد اتفاق افتادن چیزها علی‌رغم موانع است. این کار حتی زمانی که نتیجه ظاهری شکست باشد، می‌تواند انجام شود. در مورد این موضوع در پایان بیشتر صحبت خواهیم کرد. فعلاً فقط به یاد داشته باشید که پیروزی بهتر است. به خاطر داشته باشید که با پیشرفت داستان، هر چه پیروزی بزرگ‌تر باشد، تلاش متمرکز بیشتری از شخصیت‌ها مورد نیاز است – به طور واضح در توصیف دشواری (برنامه ارتباطات) باشید. همانطور که از چنین تلاش‌هایی یاد می‌کنید، در جریان به رسمیت شناختن استقامت و شجاعت کسانی که بر آن‌ها غلبه می‌کنند، باشید.
بازتاب موفقیت وحشیانه! … یا نه.
قبل از پایان دادن به پروژه موفق خود، حتماً به عنوان یک تیم در مورد تلاش‌های قهرمانانه خود تأمل کنید (بستن پروژه). موفقیت و یادگیری را جشن بگیرید. روشن کنید که چرا خواننده با آغاز ماجراجویی عاقل‌تر شده است. در مورد داستان‌های حماسی پروژه‌های آینده که در حال کار هستند، سرنخ‌هایی ارائه دهید و این کار را به روشی انجام دهید که دعوت به مشارکت کند.
برخی از جالب‌ترین و جذاب‌ترین داستان‌ها ممکن است با چیزی که به نظر می‌رسد یک شکست است، پایان یابد. این‌ها داستان‌های سخت‌تری برای نوشتن هستند، اما اگر اجتناب‌ناپذیر است، راهی برای تبدیل آن به یک شکست جذاب پیدا کنید. شاید این موضوع از دست دادن چیزی باشد که چیزی را ممکن کرده است که قبلاً ممکن نبود. شاید این یک سناریوی کلاسیک “باخت برای برد” باشد. هر چه که باشد، راهی پیدا کنید تا بازیگران و سهامداران را برای شرکت در آن بهتر کنید.
داستانی از پروژه را بسازید که ارزش به اشتراک گذاشتن را داشته باشد و به راحتی قابل بیان باشد، سپس آن را بازگو کنید! توصیف کنید که چگونه شخصیت‌ها با پیمایش مسیر با هم پیوند خورده‌اند.
طراحی داستانی که:
درام دستاورد را به تصویر بکشد.
کمی طنز در مورد اشتباهات را به اشتراک بگذارد.
حکمت حاصل از تجربه را ارائه دهد.
به خوبی انجام دهید و شایستگی فرصت گفتن داستان‌های بزرگ‌تر و بهتر در آینده را کسب خواهید کرد!
